Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 17.04.2023/Pykälä 120

4720/01.02.00/2022

Kaupunginhallitus 17.04.2023 § 120

§ 120

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Vaihde 09 816 21

Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Mäkelä Jukka

Käsittely 

Päätös

Selostus 

Valtuustokysymys

Valtuutetut Johanna Värmälän sekä 16 muuta valtuutettua ovat jättäneet 22.8.2022 päivätyn kysymyksen Länsi-Uudenmaan hyvinvointialeen työntekijöiden palkan maksun sujuvuudesta.

Kysymyksessä tuodaan esiin, että

Hyvinvointialue vastaa sosiaali- ja terveyspalveluista ja pelastustoimen palveluista 1.1.2023 alkaen. Osa Espoon kaupungin työntekijöistä siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen. Heidän, kuten myös Espoon kaupungin työntekijöiksi jäävien työntekijöiden, palkkojen maksun on sujuttava virheettömästi. Palkanmaksujärjestelmämuutoksissa on ollut hankaluuksia Espoossa. Nyt palkkojen maksuun liittyy huolta muun muassa mahdollisten tiedonsiirto-ongelmien ja palkkahallinnon työntekijöiden suuren työmäärän vuoksi. Edellä olevan perusteella me allekirjoittaneet kysymme: 1. Miten Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue yhdessä Espoon kanssa on varmistanut hyvinvointialueen työntekijöiksi siirtyvien työntekijöiden palkanmaksun toteutumisen virheettömästi 1.1.2023 alkaen? 2. Millaisia toimenpiteitä Espoossa tulisi vielä tehdä, jotta hyvinvointialue suoriutuisi jatkossa palkkojen maksuun liittyvistä velvoitteistaan? 3. Miten Espoon kaupunki on varautunut toimimaan, jos palkanmaksussa ilmenee ongelmia ja työntekijät eivät saa palkkojansa tai niissä on virheitä? 4. Onko Espoo huolehtinut riittävästä palkkahallinnon työntekijämäärästä palkkojen maksun sujuvuuden varmistamiseksi? 5. Millainen tarve on tehdä muutoksia Sarastian palkkajärjestelmään palkkojen maksamiseksi sujuvasti ja virheettömästi? 6. Miten Sarastia on kehittämässä palkanlaskentaohjelmaansa lähitulevaisuudessa.

Vastaus valtuustokysymykseen

Miten Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue yhdessä Espoon kanssa on varmistanut hyvinvointialueen työntekijöiksi siirtyvien työntekijöiden palkanmaksun toteutumisen virheettömästi 1.1.2023 alkaen?

Vastaus: Espoon kaupungin henkilöstöyksikkö ja tietohallinto tekivät laaja-alaista yhteistyötä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen Henkilöstöyksikön ja Tietohallinnon välillä. Meillä oli säännölliset kokoukset, joissa akuutteja asioita käsiteltiin viikoittain eri foorumeissa. Espoon Henkilöstöyksikössä nimitettiin yksi työntekijä koordinaatiovastuulliseksi, jotta palkanmaksu ja siihen liittyvä tietojensiirto onnistuu. Lisäksi kaupungissa oli jatkuva yhteistoimintamenettely järjestöjen kanssa sekä HR viestitti henkilöstöä ajantasaisella Essi-sivujen viestinnällä, esihenkilön uutiskirjeellä sekä toimialojen henkilöstöpäälliköiden kautta.

Noin 5 000 palkansaajan henkilö-, palkka- ja palvelussuhdetiedot siirrettiin onnistuneesti Sarastialle yhteistyössä HR:n, Tietohallinnon, hyvinvointialueen ja Sarastian kanssa. Tietoja siirrettiin lisäksi Titania työvuorosuunnittelujärjestelmästä. Lisäksi siirrettiin mm. omaishoitajien tiedot. Siirretyt tiedot säilyvät arkistointiohjeen mukaan Espoossa.

Espoo toimitti siirtyvän henkilöstön Sarastiassa olevat palkka- ja palvelussuhdetiedot suunnitellusti tuotanto- ja täydennyskonversioissa, joista viimeisin oli 3.1.2023. Viimeinen Sarastian suorittama tiedonhaku tapahtui 15.1.2023.

Millaisia toimenpiteitä Espoossa tulisi vielä tehdä, jotta hyvinvointialue suoriutuisi jatkossa palkkojen maksuun liittyvistä velvoitteistaan?

Vastaus: Tammikuun alussa voitiin todeta, että liikkeenluovutus onnistui henkilötietojen siirron osalta. Espoon kaupungin toimialojen henkilöstöpäälliköiden tietoon ei ole tullut erityisiä ongelmia henkilöstön siirtymiseen hyvinvointialueelle liittyen. Koska henkilötietojen siirto onnistui Espoon osalta, vastuu palkanmaksusta siirtyi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle, joka onnistui ensimmäisissä palkanmaksuissaan.

Miten Espoon kaupunki on varautunut toimimaan, jos palkanmaksussa ilmenee ongelmia ja työntekijät eivät saa palkkojansa tai niissä on virheitä?

Vastaus: Syksyn 2022 aikana neuvoteltiin, onko mahdollista palauttaa palkanmaksu Espoon kaupungin hoidettavaksi, mikäli tiedonsiirrossa tai Sarastian kyvyssä aloittaa palkanmaksu tapahtuu suuria ongelmia. Neuvottelujen aikana todettiin, että koska Espoossa otettiin samaan aikaan 1.1.2023 alkaen käyttöön uusi Talousjärjestelmä, jonka vuoksi myös Sarastiaan jouduttiin uusimaan täysin uusi organisaatio- ja kustannuspaikkarakenne, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialeen palkanmaksua ei olisi pystytty jatkamaan Espoon kaupungin Sarastia järjestelmässä. Joten ainoa vaihtoehto oli onnistua tiedonsiirrossa ja siinä, että Sarastia pystyi aloittamaan palkanmaksun. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkanmaksusta huolehtii Sarastia Oy. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ostaa palkanmaksupalvelun ostopalveluna Sarastialta, kun taas Espoon kaupunki maksaa itse palkat sekä ostaa Sarastialta palkanmaksujärjestelmän Saas-palveluna.

Onko Espoo huolehtinut riittävästä palkkahallinnon työntekijämäärästä palkkojen maksun sujuvuuden varmistamiseksi?

Vastaus: Kun Espoon kaupunki otti Sarastia järjestelmän käyttöönsä 2021, kävi hyvin pian ilmi, että palkanmaksussa ei ollut automaatiota ja toimintatavoissa siirryttiin osin manuaaliseen tarkistukseen, niin syksyllä 2021 Espoon kaupunki palkkasi viisi uutta palkkasihteeriä, jotta selviytyi palkanmaksusta. Lisäksi palkattiin vielä myöhemmin muutama lisähenkilö tulorekisterikorjauksia varten.

Tällä hetkellä tilanne on se, että edelleen tarvitaan ylimääräisiä palkkasihteereitä. koska palkanlaskennan työmenetelmät eivät ole kehittyneet, vaikka 1.1.2023 Espoon kaupungin palkanlaskennasta siirtyi 13 palkkasihteeriä Sarastia Oy:lle vastaamaan Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkanmaksusta.

Millainen tarve on tehdä muutoksia Sarastia palkkajärjestelmään palkkojen maksamiseksi sujuvasti ja virheettömästi?

Vastaus: Espoon kaupungin palkanmaksu sujuu, ongelmia ei ole. Maksumääräysten ja palkantakaisin perintöjen määrät ovat tällä hetkellä normaalilla tasolla. Kuitenkin Sarastia järjestelmää tulee kehittää muun muassa palkantarkistuksen automatiikan osalta, tulee kehittää tarkistuslistoja, jotta varmistutaan palkkojen oikeellisuus kirjanpitoon asti sekä kehitetään palkkasihteerien työtapoja tehokkaammiksi, jotta ylimääräisestä henkilöstöstä voidaan luopua jollain aikavälillä.

Miten Sarastia on kehittämässä palkanlaskentaohjelmaansa lähitulevaisuudessa?

Vastaus: Espoon kaupunki on käyttänyt Sarastia 365HR- ja palkkajärjestelmää jo kahden vuoden ajan. Palkanmaksu sujuu, mutta edelleen järjestelmässä on kehitettävää kuten palkanlaskennan toiminnallisuudet, kustannuspaikkajaot, kirjaamo-toiminnallisuus, opetushenkilöstön virkaehtosopimuksiin liittyvät asiat, raportointi sekä varhaisen välittämisen toiminnallisuus. Palkkatiimien työtä tulee sujuvoittaa, mutta tärkeintä on kuitenkin loppukäyttäjien palkkaan vaikuttavien tietojen toimittamiseen liittyvän työn sujuvoittaminen.

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi