Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 04.11.2020/Pykälä 100

5408/02.08.00/2020

Tarkastuslautakunta 04.11.2020 § 100

§ 100

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Vaihde 09 816 21

Päätösehdotus Kaupunginreviisori Ala-aho Virpi

Käsittely Hankintapäällikkö Heli Aro esitteli Espoon kaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastuspalvelujen hankinnan tarjouspyynnön luonnoksen kokonaisuudessaan ja vastasi lautakunnan jäsenten esittämiin kysymyksiin. Esittelijä esitteli tarkastuslautakunnalle tarjouspyynnön keskeiset kohdat. Esittelijä kertoi, että tytäryhteisöjen ja säätiöiden hankinnan osalta kilpailutuksen valmistelussa on tehty yhteistyötä kaupungin konserniohjauksen kanssa.

Todettiin seuraavat hallintolain 28 §:n 2 momentin perusteella ilmoitetut esteellisyydet osallistua kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastuspalvelujen hankintaan:

-          tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Paula Viljakainen, joka toimii Espoon kaupunginteatterisäätiö sr:n hallituksen puheenjohtajana

-          tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Päivi Raunu, joka on Kiinteistö Oy Espoon sairaalan hallituksen jäsen sekä

-          tarkastuslautakunnan jäsen Jaakko Ravald, joka toimii Espoon Asunnot Oy:n hallituksen varajäsenenä.

Puheenjohtaja esitti, että kaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastuspalvelujen hankinnan kilpailutus käsitellään kahdessa osassa siten, että ensin hankinnasta käsitellään kaupungin osuus ja sen jälkeen kaupunkikonserniin kuuluien tytäryhteisöjen ja säätiöiden osuus, jolloin esteelliset henkilöt poistuvat kokouksesta.

Lisäksi puheenjohtaja esitti, että tarkastuslautakunnan puheenjohtajan sekä varapuheenjohtajan ollessa esteellisiä puheenjohtajana toimii tarkastuslautakunnan jäsen Sirpa Aarniolehto-Kotilainen.

Tarkastuslautakunnan jäsen Simo Repo kannatti puheenjohtajan tekemiä esityksiä.

Esteelliset poistuivat kokouksesta. Paula Viljakainen ja Jaakko Ravald olivat poistuneina klo 18.05 - 18.08 ja Päivi Raunu klo 18.05 - 18.10.

Päätös

Selostus Kokoukseen on kutsuttu asiantuntijoiksi hankintapäällikkö Heli Aro ja johtava hankintalakimies Pihla Hynynen kaupungin hankintakeskuksesta. Tytäryhteisöjen osalta kilpailutuksen valmistelussa tehdään yhteistyötä myös kaupungin konsernihallinnon kanssa.

Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHT -tilintarkastaja). Kunnan tytäryhteisön yhdeksi tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu kuntalain 121 §:n mukaisesti valtuuston päätettävien hallinnon ja talouden tarkastusta koskevien asioiden valmistelu sekä huolehtiminen kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Kaupungin konsernihallinnon kanssa sovitun perusteella tarkastuslautakunta valmistelee sekä kaupungin että tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen kilpailutuksen valtuuston päätettäväksi. Tytäryhteisöt tekevät itse sopimukset tilintarkastusyhteisön kanssa.

Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) sekä kaupungin omia hankintaohjeita ja -määräyksiä. Espoon tilintarkastuspalvelujen hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Kilpailutuksen valmistelussa on lisäksi otettu huomioon muu keskeinen lainsäädäntö, mm. Tilintarkastuslaki (1141/2015), Laki julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta (1142/2015), Tietosuojalaki (1050/2018), EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Kuluvalla valtuustokaudella Espoon kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen hoitamiseen on varattu 180 tarkastuspäivää vuosittain. Lisäksi ulkoisen tarkastuksen yksikkö avustaa tilintarkastusyhteisöä sopimuksen mukaisesti 70 tarkastuspäivää vuosittain. Kaupungin sekä konserniyhteisöjen tilintarkastussopimus päättyy tilivuoden 2020 tarkastuksen valmistuttua keväällä 2021.

Ulkoisen tarkastuksen yksikkö on yhteistyössä konsernihallinnon kanssa valmistellut tarkastuslautakunnalle luonnoksen kaupungin ja sen tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelun tarjouspyynnöksi ja sen liitteiksi. Tarjouspyyntöluonnos sekä liitteet eivät ole käsittelyn tässä vaiheessa julkisia asiakirjoja (JulkL 6 § 1 mom, 2 k.).

Tarjouspyynnössä on huomioitu valmisteilla oleva valtakunnallinen soteuudistus, minkä vuoksi tilintarkastus esitetään kilpailutettavaksi vuosille 2021-2022 siten, että tarkastuslautakunta voi erikseen päättää optiovuosien 2023 ja 2024-2026 käyttämisestä. Optioiden käyttöönotosta päättää valtuustokauden 2021-2024 tarkastuslautakunta.

Tarkastuslautakunta hyväksyi 3.6.2020 kokouksessaan valmisteluaikataulun sekä antoi valmisteluohjeet, joiden perusteella ulkoisen tarkastuksen yksikkö on yhteistyössä hankintakeskuksen kanssa jatkanut kilpailutuksen valmistelua. Kokouksessa käsitellään sopimuskauden pituuden sekä kokonaistaloudellisen edullisuuden kriteereinä olevien hinnan ja laadun osuuksien lisäksi muut tarjouspyyntöön sisällytettävät soveltuvuusvaatimukset ja laatukriteerit. 2.9.2020 kokouksessa tarkastuslautakunta kävi lävitse tarjouspyynnön valmistelussa huomioitavat keskeiset kriteerit ja antoi tarjouspyynnön valmistelua varten jatkovalmisteluohjeet ulkoisen tarkastuksen yksikölle. Hankintapäällikkö Heli Aro esitteli markkinavuoropuheluun osallistuneiden yhteisöjen edustajien kanssa käytyjen keskustelujen pääkohdat.

Tarjouspyyntö liitteineen julkaistaan joulukuussa 2020 sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/. Julkaistava tarjouspyyntö toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille sähköpostitse.

Tarkastuslautakunta käsittelee tilintarkastuspalveluiden hankintaa seuraavan kerran kokouksessaan 18.2.2021. Tarkastuslautakunnan päätösehdotus tilintarkastusyhteisön valinnasta viedään valmisteluaikataulun mukaan valtuuston päätettäväksi 22.3.2021 kokoukseen.

Päätöshistoria