Nämnden Svenska rum
Esityslista 12.12.2024/Asianro 3

Ordningsnummer 2065/12.00.00/2024

Nämnden Svenska rum 12.12.2024  

 fornamn.efternamn@esbo.fi

 Telefon 09 816 21

Förslag Föredragande

 Direktör för sektorn för fostran och lärande Rinta-aho Harri

Behandling 

Beslut

Redogörelse 

Kaisa Alaviiri och 26 andra ledamöter lämnade 20.5.2024 en motion där de föreslår att vaktmästartjänsterna överförs tillbaka till sektorn för fostran och lärande samt under rektorernas ledning.

Ärendet har behandlats vid nämndens möte (nämnden för fostran och lärande 25.9.2024 § 172). Nämnden beslutade att återremittera ärendet för ny beredning.

Motionen tar ställning till en uppgift som är viktig för att säkerställa att det dagliga livet i skolorna fungerar. Vaktmästarens roll stöder skolans grundläggande uppgift och är viktig oberoende av hur verksamheten är organiserad på stadens nivå.

Utlåtandet har beretts i samarbete mellan affärsverket Esbo lokaler och sektorn för fostran och lärande. I beredningen deltog representanter för finsk grundläggande utbildning, Svenska bildningstjänster, utbildning på andra stadiet och ungdomstjänster samt sektorns stab. Den nya versionen av utkastet behandlas i nämnden för fostran och lärande 11.12.2024 och i nämnden Svenska rum 12.12.2024.

I motionen nämns flera punkter som redan angetts i tjänstebeskrivningen för vaktmästartjänsterna, som beskriver varför vaktmästartjänsterna borde överföras tillbaka till sektorn för fostran och lärande samt under rektorernas ledning. I punkterna understryks vaktmästarnas viktiga roll i skolgemenskapen och deras bidrag till en smidig vardag i skolan. I motionen anges följande grunder för överföringen:

1. En integrerad del av skolgemenskapen: Vaktmästarna är en viktig del av skolans gemenskap. Vaktmästarnas arbete är inte begränsat till underhåll av lokaler, utan de har dagligen kontakt med elever, personal och besökare. Denna växelverkan främjar gemenskapen och känslan av trygghet i skolan.

2. Stöder fostringsuppgiften: Vaktmästarna deltar för sin del i skolans fostringsuppgift. De föregår med gott exempel för eleverna, hjälper eleverna att följa skolans regler och bidrar till att upprätthålla ordning och säkerhet. Denna pedagogiska dimension understryker hur viktiga vaktmästarna är i skolans pedagogiska miljö.

3. Kundtjänst och handledning: Vaktmästarna svarar för skolans kundtjänster: de handleder både besökare samt skolans personal och elever. Uppgiften kräver kontinuerliga kontakter med skolans rektor och övrig personal, så att skolans verksamhet ska kunna utvecklas och förbättras.

4. Säkerhet och ordning: Vaktmästarna ansvarar för säkerheten och ordningen i skolan. De övervakar lokalernas säkerhet, har ansvar för nycklar och meddelar rektorn eller den instans som rektorn utsett om det förekommer brister. Rollen är kritisk för genomförandet av skolans säkerhetspolitik.

5. Tekniskt stöd och underhåll: Vaktmästarna ser till att AV-anordningarna och andra grundläggande undervisningsredskap fungerar. Vaktmästarnas tekniska stöd är nödvändigt för att undervisningen ska fungera smidigt, och de fungerar ofta som en länk mellan de tekniska problemen och dem som löser problemen.

6. Biträdande kontorsuppgifter: Vaktmästarna utför också olika biträdande kontorsuppgifter som stöder skolornas administrativa processer. Denna mångsidiga arbetsbeskrivning förutsätter ett nära samarbete med skolans ledning, och det administrativa stödet från vaktmästarna är viktigt med tanke på skolans dagliga verksamhet.

7. Brand- och räddningsåtgärder: Vaktmästarna deltar i skolans brand- och räddningsåtgärder samt i andra viktiga operativa möten som rektorn bestämmer om. Vaktmästarna har en central roll i hanteringen av nödsituationer och i att säkerhetsprotokollen följs.

De punkter som stöder överföringen av vaktmästartjänsterna har i regel skrivits in i den tjänstebeskrivning som för närvarande finns som bilaga till serviceavtalet mellan affärsverket Esbo lokaler och sektorn, som uppdaterades våren 2023.

Om rektorn har en direkt arbetsledande ställning i förhållande till vaktmästarna, kan de uppgifter som hänför sig till skolans vardag och verksamhet sannolikt skötas effektivare och med mindre byråkrati. Uppgifter av teknisk natur, såsom frågor som gäller säkerhet, nyckelförvaltning och fastighetsförvaltning, förutsätter dock mer kontakt med affärsverket Esbo lokaler. Med tanke på dessa uppgifter är det motiverat att vaktmästarna placeras i affärsverket Esbo lokaler.

Nuläget

Skolornas vaktmästare koncentrerades 1.8.2012 till det dåvarande affärsverket. Detta motiverades bland annat med att chefsarbetet blev klarare samt med att vaktmästarna behöver en jämn kompetens och enhetliga uppgiftsbeskrivningar trots att de arbetar på olika platser.

Genom ett serviceavtal avtalas att skolornas vaktmästartjänster samt receptions- och säkerhetstjänster ska ordnas centraliserat av affärsverket Esbo lokaler (producenten). Tjänsterna produceras i de objekt som sektorn för fostran och lärande (beställaren) definierar två, tre eller fem dagar per vecka. Skolornas specifika dagsbehov för det kommande läsåret kontrolleras alltid på våren.

Utöver de vaktmästartjänster som man kommit överens om i avtalet är det möjligt att beställa receptions- och säkerhetstjänster samt användartjänster, vilka faktureras separat. Vaktmästartjänsterna och de tjänster som faktureras separat produceras som producentens eget arbete eller ordnas genom underleverantörer. Producenten ansvarar för sina underleverantörer på samma sätt som för sin egen verksamhet.

Prislistorna är fasta och gäller för ett år i taget. De baserar sig på det uppskattade antalet beställningar och på Esbo stads aktuella anvisningar om prissättningen av interna tjänster. Priserna granskas årligen. Kostnaderna fördelas mellan resultatenheterna månatligen, enligt beställarens kostnadsställen. Priserna omfattar producentens arbetskraftskostnader, produktutveckling och andra styrsystem för verksamheten, funktioner inom producentens ekonomi- och personalförvaltning och andra köp av tjänster samt de åtgärder som antecknats i serviceavtalet.

De lokaler som vaktmästarna använder hör till de lokaler som beställaren förvaltar och som beställaren har ingått avtal om med affärsverket Esbo lokaler. Beställaren ställer dessa lokaler till producentens förfogande för att ordna verksamheten. Beställaren anvisar också vaktmästarnas personalutrymmen för producenten när verksamheten inleds.

Den interna cirkulationen bland personer som arbetar på affärsverket Esbo lokaler gör det möjligt för dem att flytta från en uppgift till en annan. Det skulle vara svårare att genomföra intern cirkulation om vaktmästartjänsterna placeras i en annan sektor. En del av vaktmästarnas uppgifter upptar inte hela arbetstiden, och då kan den anställda utöver vaktmästaruppgifter också sköta andra uppgifter som affärsverket Esbo lokaler erbjuder, till exempel lokalvårdaruppgifter. Detta är kostnadseffektivt för staden och till fördel för de anställda som kan erbjudas heltidsarbete.

Affärsverket Esbo lokaler har bättre förutsättningar att genom mer omfattande resurser hitta vikarier för vaktmästarna och bättre möjligheter att ändra dimensioneringen på tjänster jämfört med enskilda rektorer. Om enskilda rektorer ska ordna vikarier ökar rektorernas administrativa arbetsbörda.

En samarbetsgrupp som omfattar direktörerna inom sektorn för fostran och lärande (beställaren), producentens tjänsteproduktionschef och distriktschef samt andra personer som de utsett sammankallas av producenten och sammanträder enligt serviceavtalet två gånger per år. Samarbetsgruppen behandlar bland annat frågor som gäller verksamheten, utveckling av verksamheten, kundnöjdheten samt hur väl svarstiderna och servicenivån förverkligats.

Enkät till rektorer om vaktmästartjänster

En enkät om vaktmästartjänster genomfördes bland skolornas rektorer i oktober 2024. Sammanlagt 50 rektorer svarade på enkäten. Enkäten genomfördes så att de som svarade inte behövde autentisera sig.

I enkäten ombads rektorerna bedöma ordnandet av vaktmästartjänster och genomförandet av tjänsterna i sina skolor. Bedömningarna av hur vaktmästartjänsterna sköts var i regel positiva. Största delen av dem som svarade var nöjda med ett smidigt samarbete, växelverkan med vaktmästarna och deras deltagande i skolans fostrings- och säkerhetsuppgifter. Vaktmästartjänsterna upplevdes till största delen vara smidiga och effektiva.

I enkäten frågades också rektorernas ståndpunkt med motiveringar om frågan huruvida vaktmästarna borde överföras till sektorn för fostran och lärande samt under rektorernas ledning. Två av tre rektorer understödde överföringen. En tredjedel av dem motsatte sig överföringen. En av rektorerna tog inte ställning i frågan.

Motiveringen för överföringen hänför sig huvudsakligen till att göra arbetsgemenskapen smidigare och minska byråkratin. I kommentarerna betonades att en överföring av vaktmästarna under ledning av rektorerna skulle kunna förtydliga ansvarsfördelningen och förbättra informationsgången, vilket i sin tur skulle underlätta den dagliga verksamheten och öka effektiviteten. Dessutom framfördes det att överföringen kan göra det möjligt för vaktmästarna att bättre integreras i skolgemenskapen och stärka sammanhållningen.

I de motiveringar där rektorn motsätter sig överföringen betonar att rektorernas arbetsmängd ökar till följd av den. Rektorerna anser att det nuvarande systemet fungerar bra om rekryteringen, introduktionen och styrningen av arbetet sköts effektivt. Dessutom föreslogs det att de problem som hänför sig till överföringen kan vara personrelaterade och att en ändring av systemet inte nödvändigtvis löser dessa problem. Att förbättra informationsgången och öka ledningsresurserna ansågs också vara centrala faktorer för ett fungerande system.

De som svarade hade möjlighet att ge respons på vaktmästartjänsterna i allmänhet. I responsen nämndes ofta positiva erfarenheter av nuvarande eller tidigare vaktmästare och deras chefer.

Utifrån den allmänna responsen kan det konstateras att kvaliteten på och tillgången till vaktmästartjänster är viktiga faktorer för att skolans dagliga verksamhet ska fungera smidigt. Vaktmästarens språkkunskaper, dagliga närvaro och stöd för gemenskapen är faktorer som påverkar tjänsternas kvalitet. Bättre rekrytering och introduktion skulle kunna bidra till att säkerställa att vaktmästarna är lämpliga för sina uppgifter och integreras väl i skolgemenskapen.

När nämnden återremitterade utlåtandet för ny beredning begärde den också ett utlåtande av rådet för personer med funktionsnedsättning (för att bland annat få synpunkter av personer med nedsatt rörelseförmåga eller syn- eller hörselskada) och en bedömning av konsekvenserna för personer med funktionsnedsättning.

Utlåtande av rådet för personer med funktionsnedsättning

I sitt utlåtande 23.10.2024 instämde rådet för personer med funktionsnedsättning med de grunder som framförts i motionen om vaktmästarnas betydelse för en smidig skoldag. Dessutom lyfte rådet fram vaktmästartjänsternas betydelse för kommuninvånarnas användning av skollokaler. Föreningar för personer med funktionsnedsättning eller långvariga sjukdomar använder skolornas lokaler bland annat för mötes- och idrottsverksamhet.

Avsaknaden av vaktmästartjänster och så kallad egen övervakning har gjort det svårare för personer med funktionsnedsättning och personer med syn- eller hörselskada att använda skolornas lokaler för sin verksamhet. Rådet för personer med funktionsnedsättning förde på ett täckande sätt fram frågor som gäller lokalernas säkerhet, användbarhet, tillträde och nödsituationer, där vaktmästartjänsterna också kan garantera en smidig och trygg kvällsanvändning för personer med funktionsnedsättning samt för långtidssjuka och deras föreningar. Dessutom rekommenderar rådet att bedömningen av konsekvenserna för personer med funktionsnedsättning används som stöd för beslutsfattandet.

Bedömningen av konsekvenserna för personer med funktionsnedsättning är en viktig process som fokuserar på att bedöma de konsekvenser lagstiftning och beslut har för personer med funktionsnedsättning och deras liv. Eftersom det är fråga om att i framtiden ordna närchefsarbete inom de nuvarande vaktmästartjänsterna, anses det inte nödvändigt att bedöma konsekvenserna för personer med funktionsnedsättning. Bedömningen av konsekvenserna för personer med funktionsnedsättning i anslutning till det allmänna ordnandet av vaktmästartjänster i skolorna borde enligt utlåtandet från rådet för personer med funktionsnedsättning tas upp på samarbetsgruppens arbetslista så snart som möjligt.

Bedömning av konsekvenserna av vaktmästarens uppgifter för barn och unga, utlåtande av ungdomsfullmäktige

Vaktmästarna är viktiga för skolgemenskapen och arbetar i växelverkan med elever, personal och besökare. De stöder säkerheten i skolan och hjälper eleverna att känna sig trygga.

Vaktmästarnas roll kan stödas av producenten av arbetet och av beställaren. Beställaren ska integrera vaktmästarna i skolgemenskapen. En positiv arbetsmiljö främjas genom samarbete, såsom gemensamma kaffepauser, teammöten och rekreationsevenemang.

Ungdomsfullmäktige gav ett utlåtande om motionen 18.11.2024 och konstaterade att vaktmästarna är en viktig del av skolgemenskapen, som stöder säkerheten och trivseln. Deras arbete är inte begränsat till underhåll av lokaler, utan de har dagliga kontakter med elever, personal och besökare. Ungdomsfullmäktige tror att en placering av vaktmästarna inom sektorn för fostran och lärande samt under rektorernas ledning förbättrar samarbetet och utvecklingen av tjänsterna.

Förslag till fortsatta åtgärder

Mål för framtiden:

Närmare granskning av vaktmästartjänsterna: Vaktmästartjänsternas roll och betydelse i skolgemenskapen bör granskas grundligt. Detta inbegriper vaktmästarnas inverkan på hur skolans vardag löper samt på säkerhet och gemenskap.

Närmare granskning av möjligheten att överföra vaktmästarna: Överföringen av vaktmästarna till sektorn för fostran och lärande samt under rektorernas ledning bör utredas närmare. Denna granskning ska göras med tanke på personalförvaltningen, ekonomin och behoven.

Motiveringar:

Personalförvaltningens perspektiv: En överföring av vaktmästarna under rektorernas ledning skulle kunna förtydliga ansvarsfördelningen och förbättra informationsgången, vilket skulle underlätta den dagliga verksamheten och öka effektiviteten. Detta skulle också kunna minska byråkratin och förbättra vaktmästarnas integration i skolgemenskapen.

Ekonomiskt perspektiv: Kostnaderna för vaktmästartjänster ska uppskattas noggrant, inklusive arbetskraftskostnader och alla tilläggskostnader. Utifrån kostnadskalkylerna kan man fastställa den mest kostnadseffektiva aktören för ordnandet av vaktmästartjänster. Det är viktigt att identifiera utmaningarna med att ordna vaktmästartjänster både med tanke på organiseringen av arbetet och med tanke på ekonomin. Dessutom ska de risker för deloptimering som en eventuell överföring medför identifieras och beaktas.

Behovsperspektiv: Ordnandet av vaktmästartjänster ska, förutom att tillgodose skolornas funktionella behov, även möta behoven hos kommuninvånare och särskilda grupper. Detta inbegriper uppgifter av teknisk natur, såsom säkerhet och fastighetsskötsel, samt vaktmästarnas roll i skolans fostringsuppgift och inom stödande av gemenskapen.

Vidare åtgärder:

Utarbetande av en utredning: Under år 2025 ska det utarbetas en utredning där man granskar de behov och önskemål för vaktmästararbetet som hänför sig till skolornas verksamhet samt till vaktmästarnas uppgifter av teknisk natur. Utifrån utredningen preciseras servicebeskrivningen för vaktmästartjänsterna. I detta sammanhang görs även en bedömning av funktionshinderpåverkan relaterad till organisering, genomförande och innehåll av vaktmästartjänsterna. Bedömningen av funktionshinderpåverkan tar hänsyn till behoven hos kommuninvånarna.

Upprättande av kostnadskalkyler: Det utförs tydliga beräkningar av kostnaderna för vaktmästartjänsterna, inklusive arbetskraftskostnader och alla övriga extra kostnader. Utifrån kostnadskalkylerna fastställs det mest kostnadseffektiva sättet för att ordna vaktmästartjänsterna.

Intensifierat samarbete: Samarbetsgruppens verksamhet intensifieras och respons samlas in systematiskt. Respons som syftar till att utveckla verksamheten beaktas. Detta hjälper till att utveckla verksamheten i önskad riktning, vilket stöder en smidig, säker och fungerande vardag i skolorna.

Beslutshistoria

Bilaga

Tilläggsmaterial

För kännedom