Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 04.10.2023/Pykälä 106

Asianumero 5408/02.08.00/2020

Tarkastuslautakunta 04.10.2023 § 106

§ 106

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Puhelinnumero 09 816 21

Päätösehdotus Esittelijä

 Kaupunginreviisori Ala-Aho Virpi

Käsittely 

Kaupunginreviisori esitteli kokouksessa päätösesityksen perusteet sekä kaupunginreviisorin, tarkastuslautakunnan puheenjohtajiston sekä BDO Audiator Oy:n edustajien kanssa käydyn alustavan neuvottelun kulkua. Lisäksi kaupunginreviisori vastasi tarkastuslautakunnan jäsenten esittämiin kysymyksiin yhdessä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kanssa.

Päätös

Selostus 

Valtuusto valitsi 22.3.2021 § 34 kaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen ja säätiöiden tilivuosien 2021-2022 sekä vuoden 2023 (optio) ja vuosien 2024-2026 (optiot) lakisääteiseksi tilintarkastajaksi BDO Audiator Oy:n sen tekemän tarjouksen perusteella. Valtuusto päätti, että kaupunki tekee päätöksen optioiden käytöstä erikseen ja oikeutti hankintapäätöksellään tarkastuslautakunnan asiakirjoista ilmenevin ehdoin päättämään optioiden käyttöönotosta.

Linkki valtuuston päätökseen ja liitteinä oleviin vertailutaulukkoon sekä tarjouspyyntöön: Dynasty tietopalvelu : Espoon kaupunki (oncloudos.com)

Hankinnassa tarkoitettu tilintarkastuspalvelu sisältää peruskaupungin ja sen liikelaitosten sekä rahastojen ja taseyksiköiden lisäksi tytäryhteisöjen ja säätiöiden hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen. Tämän lisäksi tarkastukseen kuuluu Espoon kaupungin konsernitilinpäätöstä varten annettavien tietojen varmistaminen. Hankintaa ei ollut jaettu osiin hankinnan luonteen vuoksi. Kaupungin konsernihallinnon kanssa sovitun perusteella tarkastuslautakunta on valmistellut sekä kaupungin että tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen hankinnan yhdessä kilpailutuksessa.

Espoon kaupungilla on oikeus jatkaa sopimuskautta edelleen optiovuosille 2024-2026. Option käyttämisestä ilmoitetaan tarjouspyynnön mukaisesti tilintarkastusyhteisölle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Vuoden 2023 option käyttöönotosta päätettiin lokakuussa 2022.

Hankintalain (1397/2016) mukaan edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta voidaan tehdä enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.

Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja kaupunginreviisori ovat käyneet alustavan neuvottelun option käyttöönotosta BDO Audiator Oy:n edustajien kanssa, ja tilintarkastusyhteisö on osaltaan valmis option käyttöönottoon tarjouspyynnön ja sopimuksien mukaisin ehdoin.

Espoon kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuudeksi Espoon kaupunki arvioi 162 tarkastuspäivää tilivuodessa vuosina 2024-2026. Vuonna 2023 laajuus on 180 päivää tilivuodessa. Tilintarkastusyhteisö laskuttaa kaupunkia jälkikäteen tilintarkastuspalveluun käytetyn tarkastusajan mukaisesti. Vuosittainen tarkastuspalkkio on vuoden 2023 osalta 71 000 euroa tilikautta kohden. Vuoden 2024 tarkastuspalkkio olisi vuoden 2023 päivähinnoilla laskettuna enintään 62 800 euroa, vaikka tarjoajan tarjouksessaan tarjoama hinta esitetyin päivähinnoin (alv 0%) edellä mainittu arvio henkilötyöpäivämäärästä ylittyisikin kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen hoidossa. Hintaan sisältyvät kaikki kulut, kuten matka-, materiaali-, laskutus-, toimisto- ja toimituskulut. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Tarjouspyynnön ja sopimuksen mukaisesti tilintarkastuspalvelun hintoja voidaan tarkistaa vuosien 2024-2026 option käyttöönoton yhteydessä yhteensä enintään 1 (1) prosentti vuosittain muutosehdotuksen hetkellä voimassa oleviin hintoihin.

Hankintakeskus tarkistaa ennen option käyttöönottoa, että hankinnan sopimuksesta ja tarjouspyynnöstä ilmenevät valittua yhteisöä koskevat vaatimukset ja kelpoisuuteen liittyvät ehdot täyttyvät edelleen.

Tarjouspyynnössä ja sopimuksessa on todettu, että sosiaali- ja terveydenhuollon sekä aluehallinnon uudistus lainsäädäntömuutoksineen tuovat toteutuessaan merkittäviä muutoksia Espoon kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen volyymiin. Uudistuksen vaikutuksia hankittavan tilintarkastuspalvelun volyymiin arvioidaan neuvoteltaessa optioiden käyttöönotosta. Kaupungissa ja kaupunkikonsernissa kaupungin päätösten perusteella mahdollisesti tapahtuvien muutosten vaikutuksista tilintarkastukseen neuvotellaan erikseen.

Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut siirtyivät Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen. Kaupunginreviisorin arvion mukaan Espoon kaupungin optiovuoden 2023 tarkastusta varten oli perusteltua varata tilintarkastusyhteisöltä edelleen resurssi 180 tarkastuspäivän käyttöä varten. Uudistuksen aiheuttamasta henkilöiden, tehtävien ja tietojärjestelmien siirrosta aiheutunee merkittävää tarkastustarvetta Espoon kaupungin näkökulmasta, samoin Espoon kaupungin uudistumassa olevat keskeiset kirjanpidon ja talous- sekä palkkahallinnon järjestelmät aiheuttanevat osaltaan merkittävää tarkastustarvetta. Hinnantarkistuksen arvioidaan olevan perusteltua yleisen kustannustason nousun seurauksena.

Mikäli kaupunki ottaa optiot käyttöön, jatkuu sopimuksen voimassaolo automaattisesti niin, että sopimus on voimassa, kunnes käyttöönotetun optiopäätöksen mukaisten optiovuosien tilintarkastus on loppuun suoritettu ja valtuusto on hyväksynyt tilinpäätöksen ja käsitellyt tilintarkastuskertomuksen.

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi