Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.12.2022/Pykälä 383

5079/00.04.00/2020

Kaupunginhallitus 19.12.2022 § 383

§ 383

 etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Vaihde 09 816 21

Päätösehdotus Kasvun ja oppimisen toimialajohtaja Rinta-aho Harri

Käsittely Rahoitusjohtaja Ari Konttas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (HallL 28.1 § 5-kohta, Kuntien Tiera Oy:n hallituksen jäsenyys).

Päätös

Selostus Espoon kaupunginhallitus on 2.11.2020 § 359 päättänyt hyväksyä DigiOne yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksella Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) sekä Vantaa, Espoo, Oulu, Tampere ja Turku sopivat DigiOnen toteuttamisesta yhteistyössä. Myöhemmin sopimukseen ovat liittyneet Lahti ja Jyväskylä (yhteistyösopimuksen kaikki kuntaosapuolet jäljempänä Edelläkävijäkunnat). 

DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä. DigiOne kattaa palvelut perusopetukseen ja lukiokoulutukseen. Tavoitteena on, että varhaiskasvatuksen käyttämä palvelu voidaan integroida DigiOneen. Myöhemmin on mahdollista päättää ammatillisen koulutuksen palveluiden integroimisesta ja/tai kehittämisestä DigiOneen. Tämä kuitenkin edellyttää erillistä rahoitusta ja kehittämispanosta.  

Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne ekosysteemiä ja palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi.  

Edelläkävijäkunnat viimekädessä vastaavat hankkeessa aiheutuvista kustannuksista pakollisten liittymismaksujensa mukaisessa suhteessa.  Hankevaiheessa rahaliikenne Edelläkävijäkuntien, Tieran ja Vantaan välillä tapahtuu siten, että Edelläkävijäkunnat ml. Espoo maksavat Tieralle liittymismaksuja. 

Edelläkävijäkunnat ovat alun perin yhteistyösopimuksella sitoutuneet rahoittamaan liittymismaksuilla yhteensä n. 5,4 milj. eurolla, josta Espoon osuus on n. 1,6 milj. euroa. Jyväskylän ja Lahden liittyminen yhteistyösopimukseen lisäsi liittymismaksujen yhteismäärää 1,2 milj. euro eli liittymismaksut ovat yhteensä 6,7 milj. euro. Lahden ja Jyväskylän liittymismaksut eivät yhteistyösopimuksen perusteella ole käytettävissä hankkeen valmiiksi saattamiseen, vaan ne on varattu DigiOnen tuotantovaiheen virheenkorjaukseen ja jatkokehittämiseen.  

Business Finland Oy on myöntänyt DigiOnelle 5,4 milj. euron tuen ja Kuntaliitto 0,25 milj. euron tuen. 

Yhteistyösopimuksen muuttaminen 

DigiOne-hanke tulee viivästymään yhteistyösopimuksen mukaisesta aikataulusta (DigiOne luovutettu vuoden 2023 aikana), ja tarvitsemaan lisärahoitusta. Edelläkävijäkuntien ulkopuolelta lisärahoitusta ei ole mahdollista saada.  

DigiOne-hanke on edistynyt pääsääntöisesti hyvin. Onnistuneiden kilpailutusten ansiosta kumppaneiksi on saatu neljä alansa edelläkävijäyritystä (Beanbakers, Fujitsu, Hailer, Untis). Näiden neljän yrityksen ja DigiOnen oma määrittely- ja kehitystyö on edennyt hyvin vuoden 2022 aikana. Projektin alkuperäiseen määrittelyyn verrattuna toteutettavan kokonaisuuden laajuus on kuitenkin kasvanut ja näin ollen työtä on enemmän, ja sitä ei pystytä kaikilta osin toteuttamaan alkuperäisessä aikataulussa. Perusopetuksen osalta kehitystyö etenee pääsääntöisesti aikataulun mukaisesti. Kaikkien edelläkävijäkuntien pilottikoulut ottavat uudet palvelut käyttöön lukuvuonna 2023-2024. Lukion osalta kehitysaikataulua on päätetty pidentää palveluiden laadun varmistamiseksi.  

Hankkeen viivästymisen ja lisärahoitustarpeen takia yhteistyösopimuksen osapuolet ovat käyneet yhteistyösopimuksen mukaiset muutosneuvottelut. Saavutetun neuvottelutuloksen mukaisessa muutossopimuksessa tehtäisiin pääkohdiltaan seuraavat muutokset yhteistyösopimukseen: 

• Todetaan, että yhteistyösopimuksessa ulkopuoliselle lisärahoitukselle jo alun perin ehdollisia varhaiskasvatuksen tai ammatillisen koulutuksen palveluita ei voida hankkeen puitteissa toteuttaa. 
• Sovitaan hankkeen jatkumisesta vuodelle 2024 siten, että DigiOnen tulee olla luovutettu tuotantokäyttöön Tieralle vuoden 2024 loppuun mennessä. 

• Sovitaan hankkeen lisärahoituksesta, yhteensä 2,2 milj. euro, jonka Edelläkävijäkunnat maksavat kahdessa erässä vuoden 2023 aikana hankkeen edistymiseen sidotusti. Lisärahoitusvastuu jaetaan Edelläkävijäkuntien välillä samalla perusteella kuin liittymismaksut eli vuoden 2020 oppijamäärien mukaisesti. Espoon osuus lisärahoituksesta on 550?000 euroa (25 %:ia).    
• Sovitaan vuoden 2023 Tieran ylläpitomaksun korottamisesta yhteensä 416 000 eurolla, josta Espoon osuus on n. 104 000 euroa. Ylläpitomaksun määräaikainen korottaminen perustuu Tieralle hankkeen luovutuksen eli tuotantokäytön viivästymisestä aiheutuvien kulujen kompensoimisesta. Yhteistyösopimuksessa täysimääräistä ylläpitomaksua on sovittu maksettavan vasta tuotantokäyttöön siirtymisen jälkeen. 
• Sovitaan yhteistyösopimuksessa sovittujen Jyväskylän ja Lahden liittymismaksujen käyttämisestä enintään 0,97 milj. euron määrältä hankkeen rahoittamiseksi DigiOnen jatkokehittämisen ja virheenkorjauksen sijasta (0,2 milj. euroa varataan Tieralla tuotantovaiheen alun virheenkorjaukseen).  
• Sovitaan liittymismaksujen maksuajoista yhteistyösopimuksesta poikkeavasti siten, että yhteistyösopimuksen mukaisten liittymismaksujen vuoden 2023 maksuerä jaetaan kolmeen osaan. Liittymismaksujen maksaminen sidotaan hankkeen etenemiseen siten, että ensimmäinen osa maksetaan tuotanto (pilottikoulut) vaiheen alkaessa, toinen erä version 1.0 luovutuksen jälkeen ja 3. erä hankkeen päättyessä lukioiden toiminnallisuuden sisältävän version 3.0 luovutukseen. 
• Täsmennetään DigiOnen virheenkorjaukseen käytettäviä eriä. 

• Täsmennetään DigiOnen luovuttamista koskevia määräyksiä siten, että selvennetään isäntäkunta Vantaan luovuttavan DigiOnen Tieralle siten, että Tieran Vantaalle maksamat edelläkävijäpalautukset ovat vastiketta DigiOnesta.  
• Täsmennetään Edelläkävijäkuntien oikeuksia DigiOneen sekä hankkeen jälkeen että Tieran palvelun käytön lopettamisvaiheessa. 

Mikäli DigiOnea ei saada muutossopimuksen mukaisella lisäajalla ja -rahoituksella valmiiksi, sovelletaan yhteistyösopimuksen määräyksiä osapuolten neuvotteluvelvoitteesta ja neuvottelujen epäonnistuessa hankkeen keskeyttämisestä. Mikäli hanke keskeytyy tai sopimus puretaan Vantaan kaupungista riippumattomasta syystä ennen edelläkävijäpalautusten tultua kokonaan maksetuiksi, muut Edelläkävijäkunnat vastaavat pakollisten liittymismaksujensa suuruuksien suhteessa Vantaalle hankkeen kustannuksista tai maksamattomista edelläkävijäpalautuksista. Tässä tilanteessa Vantaa vastaa oman pakollisen liittymismaksunsa suuruisella osuudella hankekustannuksista/maksamattomasta edelläkävijäpalautuksesta. 

Vaihtoehtoinen ratkaisu ja riskit 

? 

Päätösehdotuksessa esitetään, että Espoo hyväksyy yhteistyösopimuksen muutoksen ja sitoutuu antamaan lisärahoitusta DigiOne-hankkeen kehitystyöhön ja hyväksymään kehitystyön jatkumisen vuodelle 2024 asti.  

Hankkeen keskeiset riskit aiheutuvat siitä, että yhteistyöhön on sitouduttu pitkäksi aikaa ja hankkeen toteutus on vielä keskeneräinen, koska kyseessä on kehityshanke. Sopimusten perusteella?Espoolla tai muulla yksittäisellä kunnalla ei ole oikeutta itsenäisesti irtautua yhteistyöstä hankevaiheessa tai jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa ennen vuotta 2029. Liittyessään hankkeeseen Espoo on sitoutunut DigiOne-hankkeen ohjausryhmän enemmistöpäätöksiin. Espoon näkökulmasta epäedullisten päätösten riskiä hillitsee kuitenkin se, että Espoolla on hankkeessa lähtökohtaisesti samat tarpeet ja intressit kuin muilla hankkeeseen osallistuvilla kumppaneilla. 

Jos DigiOne-hanke toteutettaisiin alkuperäisen budjetin ja aikataulun mukaisesti, olisi suuri riski, ettei lopputulos vastaisi käyttäjien tarpeita ja toiminta oppilaitoksissa ja hallinnossa vaikeutuisi.  

Tällöin tulisi DigiOne-kunnille vakavasti arvioitavaksi, onko hankkeella edellytyksiä edetä maaliin asti vai tulisiko hanke keskeyttää. Tällöin kuntien DigiOneen käyttämät investoinnit menettäisivät arvonsa. 

Hankkeen riskeihin varaudutaan aktiivisella osallistumisella ja vaikuttamisella hankkeen valmisteluun. 

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi