Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin
Pöytäkirja 28.01.2022/Pykälä 26

10362/02.05.06/2021

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin 28.01.2022 § 26

§ 26

 Rajahalme Ville

Ulla Palmroos

Kimmo Sarekoski

Tommi Kuukka

etunimi.sukunimi@espoo.fi

 Vaihde 09 816 21

Päätösehdotus  

Käsittely 

Päätös

Selostus 

Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuun on määrä siirtyä kokonaisuudessaan hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Osana järjestämisvastuun siirron toimeenpanoa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tulee järjestää kriittiset talous- ja palkkahallinnon perustoiminnot.

Taloushallinnon perustoiminnoilla tarkoitetaan peruskirjanpidon toimintoja, osto- ja myyntireskontran toimintoja, maksuliikennetoimintoja sekä erinäisiä tilinpäätös- ja raportointipalveluja. Lisäksi perustoimintoihin kuuluvat taloushallinnon järjestelmät sekä niiden ylläpidon ja kehittämisen palvelut. Palkkahallinnon perustoiminnoilla tarkoitetaan palkanlaskennan palveluja, henkilöstöhallinnon järjestelmiä sekä niiden ylläpidon ja kehittämisen palveluja.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on toteuttanut talous- ja palkkahallinnon järjestämisvaihtojen esiselvityksen syksyllä 2021. Talous- ja palkkahallinnon järjestämisen peruslähtökohtana on ollut:

1. käyttöönoton mahdollisimman nopea toteuttaminen, jotta toiminnot saadaan ajoissa ylösajettua,

2. palveluiden käyttöönoton luotettavuus järjestämisvastuun siirtoon liittyvien järjestelmäriskien minimoimiseksi,

3. mahdollisimman optimi hinta-laatusuhde palveluille ratkaisun kustannustehokkuuden varmistamiseksi,

4. nykyaikainen järjestelmäarkkitehtuuri ja palvelumallit talous- ja palkkahallinnon toimintojen pitkäjänteisen kehittämisen varmistamiseksi.

Esiselvityksen perusteella potentiaalisina talous- ja palkkahallinnon järjestämismalleina on tunnistettu palveluiden hankkiminen joko Sarastia Oy:n (myöh. Sarastia) tuottamana tai HUS Asvian tuottamana. Osa järjestämismalleista on jouduttu poissulkemaan mm. palveluntuottajien järjestelmäuudistusten, hankintajuridisten tekijöiden sekä käyttöönottojen kapasiteettiongelmien vuoksi. Myöskään toimintojen järjestäminen hyvinvointialueen omana tuotantona ei ole mahdollista erityisesti järjestelmien kilpailuttamisen edellyttämästä valmisteluajasta sekä työvoiman saatavuudesta johtuen. 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on käynyt neuvotteluita loppuvuoden 2021 sekä tammikuun 2022 aikana HUS Asvian sekä Sarastian kanssa.  Neuvotteluiden perusteella molempien palvelutuottajien on todettu täyttävän riittävällä tavalla talous- ja palkkahallinnolle asetut perustavoitteet.

Kuitenkin valtion ICT-rahoituspäätösten perusteella HUS Asvian järjestämismalli on kustannuksiltaan liian korkea Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Tämän johdosta Sarastian tarjoama ratkaisumalli on päätetty nostaa ensisijaiseksi vaihtoehdoksi talous- ja palkkahallinnon perustoimintojen järjestämiseen. Lisäksi Sarastialla on olemassa valmis järjestelmäratkaisu sosiaalihuollon maksatustoiminnoille, mikä osaltaan vähentää tiukkaan valmisteluaikatauluun liittyviä järjestelmäriskejä. Sarastia on neuvotteluissa osoittanut luotettavalla tavalla kykenevänsä toteuttamaan käyttöönotot hallitusti poikkeuksellisen tiukassa aikataulussa, mm. hankkimalla lisäresursseja valmisteluun ostopalveluilla sekä aikatauluttamalla aikaisemmin sovittuja käyttöönottoja uudelleen.

Talous- ja palkkahallinnon palveluiden toimittajavertailu on nähtävillä kokouksessa.

Sarastia on kuntatoimijoiden ja hyvinvointialueiden omistama inhouse-yhtiö. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen talous- ja palkkahallinnon peruspalveluiden hankkiminen Sarastialta edellyttää Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen osakkuutta yhtiössä. Merkintä perustuisi yhtiön hallituksen yhtiökokouksen 7.5.2019 antaman osakeantivaltuutuksen nojalla päättämään suunnattuun osakeantiin.

Pitkäaikaisten menojen sekä osakkeiden ja osuuksien hankinnassa on huomioitava voimaanpanolain 10 §:n mukainen kirjaus väliaikaisen valmistelutoimielimen toimivallan rajoituksesta. Väliaikainen valmistelutoimielin voi tehdä hyvinvointialuetta sitovia sopimuksia vain määräaikaisesti voimassa oleviksi siten, että määräaika päättyy viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2023. Näin ollen merkintä voidaan toteuttaa ehdolla, että yhtiö sitoutuu lunastamaan merkityt osakkeet tarvittaessa takaisin hyvinvointialueelta.

Nyt tehtävän periaatelinjauksen tarkoituksena on osoittaa kokonaisarvioon perustuva tarkoituksenmukaisin valmistelulinja talous- ja palkkahallinnon toimintojen järjestämiselle. Periaatelinjauksen perusteella käynnistetään välittömästi järjestelmien käyttöönoton suunnittelutyö, joka osaltaan tulee pohjustamaan muodollista 1.3.2022 jälkeen tehtävää talous- ja palkkahallinnon peruspalveluiden järjestämispäätöstä ja siihen liittyvää hankintapäätöstä. Järjestämispäätöksen perusteella hyvinvointialue tulisi hankkimaan Sarastialta talous- ja palkkahallinnon palveluja, joka tarkoittaa liikkeenluovutuksen toteuttamista ja edelleen talous- ja palkkahallinnon henkilöstön siirtymistä hyvinvointialueelta Sarastiaan. Liikkeenluovutuksen suunnittelu toteutettaisiin tällöin yhteistoimintamenettelyssä henkilöstön kanssa.

Riskienhallinnan näkökulmasta talous- ja palkkahallinnon järjestämiselle on tunnistettu kaksi vaihtoehtoista varatoimintamallia, joita on kuvattu toimittajavertailussa.

Nähtävillä kokouksessa:

-          Talous- ja palkkahallinnon palveluiden toimittajavertailu

-          Sarastia365 Talous palveluiden ja käyttöönottoprojektin indikatiivinen tarjous liitteineen

-          Sarastia365 HR palveluiden ja käyttöönottoprojektin indikatiivinen tarjous liitteineen

Päätöshistoria

Liitteet

Oheismateriaali

Tiedoksi